Reflexología Empresarial
Por: Jaime Ariansen Céspedes – Instituto de los Andes
Lista de Control – Elementos Básicos - Infraestructura – Local.
01. PLANOS OFICIALES DEL TERRENO Y LA CONSTRUCCIÓN, Este control sirve para verificar que se tenga toda la información posible sobre el terreno y la construcción que ocupa nuestra empresa. Es decir los planos de ubicación, composición del suelo, características singulares, los planos arquitectónicos y de construcción civil, estructuras, sistema eléctrico, agua y desagüe, etc. Los detalles de los acabados y las posteriores ampliaciones y modificaciones. Esta información debe estar siempre actualizada. Se debe verificar la fecha de los planos y si han sido aprobados por la autoridad competente.
02. LICENCIAS ESPECIALES DE CONSTRUCCIÓN Y FUNCIONAMIENTO, Se debe controlar que se tengan las licencias necesarias para la construcción de los edificios, así como para su funcionamiento: ¿Se ha tramitado la licencia? ¿Necesita ser renovada?
03. ESTUDIOS DE LOCALIZACIÓN DE PLANTA, ¿Se ha realizado un estudio exhaustivo para la localización de la planta de producción? ¿Se ha elegido el mejor lugar, que cumpla con todos los requisitos que necesita la empresa para poder desarrollarse?. Es necesario verificar ciertas características mínimas, como la cercanía a los clientes, medios de transporte y comunicación, abastecimientos de insumos, mercado laboral, aspectos de seguridad como la policía y los bomberos y aspectos básicos de la sociedad civil como vivienda, abastecimientos, salud, educación, recreo, etc.
04. PLANOS DE DISTRIBUCIÓN - ASOCIACIÓN DE FUNCIONES, Es necesario diseñar los planos de distribución de la planta de producción, como los ambientes para instalar las maquinarias y equipos, oficinas, almacenes, talleres, vestuarios, baños, etc. Estos planos deben estar relacionados con las funciones y el volumen de las tareas, que se van a realizar en la empresa, para obtener mayor eficacia y rapidez en los movimientos y procesos. En este control se aplicara la más importante de las reglas de la auditoria de gestión que es el sentido común, por ejemplo en un hotel el comedor debería estar lo mas cerca posible de la cocina y esta cerca del almacén, el almacén cerca de la oficina de despacho o la recepción cerca del ingreso, los baños cerca de la mayor concentración de trabajadores. Etc.
05. CÁLCULO DE ESPACIOS ADECUADOS, Es muy importante realizar el cálculo de los espacios necesarios, para evitar pérdidas de tiempo, en reordenamiento y en solucionar obstrucciones en los procesos de producción. Mediante una buena planificación de los espacios se facilita el recorrido y almacenaje de los productos y se logra la maximización de los recursos y las posibilidades. Cada función de la empresa requiere un espacio vital para realizar tareas en forma cómoda y segura, este control tiene por objetivo verificar espacios para trabajos, recorrido, almacenaje, mantenimiento, limpieza, ventilación, iluminación. Etc.
06. ANALISIS DEL RECORRIDO, Todo producto y servicio en proceso tiene un recorrido y éste debe de ser estudiado y calculado para obtener fluidez, rapidez, calidad y eficiencia, evitando pérdidas de tiempo y dinero. Con la ayuda de una vídeo grabadora con reloj, es posible realizar esta verificación en forma precisa.
07. SEÑALIZACIÓN, ¿La empresa se encuentra totalmente señalizada? ¿Existe un sistema de orientación y señalización en caso de emergencia? ¿Se efectúa un mantenimiento y actualización de los letreros de las áreas señaladas?. Él trafico de personas y productos debe ser fluido, seguro, confortable.
08. ANÁLISIS INTEGRAL DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN, Se debe efectuar un estudio detallado de las diferentes alternativas de comunicación que utiliza la empresa, para poder evaluar con exactitud los logros obtenidos o las fallas que deben corregirse. Actualmente en un hotel o restaurante es fundamental tener un adecuado y fluido sistema de comunicación. El auditor debería verificar los elementos físicos para poder cumplir cabalmente con este requisito indispensable de la eficacia empresarial que son las comunicaciones, los principales elementos son, contacto visual, teléfono, intercomunicadores, computadoras, altavoces, vitrinas, avisos, timbres, alarmas, sistemas electrónicos, boletines, reuniones, etc.
09. PLAN DE AMBIENTACIÓN, Se debe elaborar un plan en donde se analice los estilos de los ambientes (moderno, clásico, tradicional, temático, deportivo, rural, etc.) dependiendo de la especialidad de la empresa, sus objetivos, políticas, estrategias, capacidad económica, los colores distintivos de la misma, etc. Se tiene que verificar que exista el desarrollo del concepto estilo e imagen corporativa. ¿Existe algún plan de ambientación?. El presupuesto disponible será decisivo para dimensionar esta tarea. El auditor deberá verificar aspectos de la decoración del local como la calidad y el color de las paredes, techos, pisos, alfombras y cortinas, las plantas ornamentales, cuadros, adornos, lamparas, etc. En general todo lo relacionado a la decoración de interiores.
10. ESTILO DE AMBIENTACIÓN, Es el resultado inteligente obtenido en la decoración y que ha permitido una diferenciación de la empresa. Se debe lograr un conjunto armonioso e inteligente, que motive a los trabajadores y a los clientes en el proceso de producción. Este concepto es un nuevo valor de la gestión empresarial en la que se ha desarrollado una interesante teoría técnica y psicosocial donde se privilegia al concepto de armonía e individualidad, este factor esta siendo reconocido por los especialistas No-sólo en aspectos físicos del local sino también en otras áreas funcionales y tareas de la empresa.
11. PLANES Y POSIBILIDADES DE DESARROLLO, ¿Tienen planes para ir desarrollando la ampliación física de la empresa?. Verificar si existen posibilidades de crecimiento y desarrollo según la producción de la empresa. Esta pregunta se la debe hacer el gerente periódicamente, por que es una tarea minuciosa y necesita de la reflexión y toma de decisiones de la más alta autoridad de la empresa, responsabilidad que requieren tiempo y dedicación. El auditor debe verificar las posibilidades de ampliación armónica de la empresa, teniendo en consideración las dimensiones de todos los espacios, ancho, largo, altura y su respectiva relación con las funciones y volumen de operaciones. El propósito principal de este control es verificar las posibilidades de crecimiento y a su vez determinar la máxima capacidad del local.
12. ESTUDIOS DE FUERZA ELÉCTRICA, ¿La empresa ha realizado un estudio sobre la cantidad de electricidad que va a necesitar? ¿La capacidad del servicio eléctrico es la suficiente para mantener todos los equipos en óptimo funcionamiento? Que estudios se han desarrollado para futuros cercanos, según el plan de ampliaciones, referidos a la energía.
13. ESTUDIOS DE ILUMINACIÓN, La empresa debe hacer una evaluación de la iluminación existente en toda la planta, porque es necesario su optimización para lograr beneficios, como evitar accidentes, reducir el cansancio en los trabajadores, protegerse de otros percances que se puedan suscitar por falta de una correcta iluminación. Los estudios sobre rendimiento laboral han llegado a la conclusión que la iluminación influye en el rendimiento de los trabajadores, pudiendo condicionar su comportamiento. Una correcta iluminación evitara agotamiento prematuro y alentara la concentración. También, la luz adecuadamente dosificada en un elemento efectivo contra el aburrimiento, por otro lado el exceso o la mala iluminación pueden causar irritabilidad, por lo tanto se debe suministrar la cantidad de luz necesaria para cada lugar y circunstancia.
14. ESTUDIOS DE VENTILACIÓN, Debe hacerse un estudio sobre la ventilación en la empresa, la calidad del ambiente, temperatura y humedad, referida al aire. Es necesario verificar si circula suficiente aire, si se utiliza adecuadamente la ventilación natural, si existe una ventilación óptima para las personas, maquinarias y equipos, lugares específicos, etc. Existen tareas básicas como suministro de aire, extracción o renovación, y mantenimiento referidos al volumen de trabajo y características especiales de contaminación.
15. ESTUDIOS DE TEMPERATURA AMBIENTAL, Se tienen que determinar que grado de temperatura es la óptima en cada ambiente de la planta de producción, en nuestro caso especial de un hotel o restaurante, dependiendo el área, debemos realizar un control periódico para evitar cambios bruscos o inconvenientes en el ambiente. Por ejemplo en un restaurante la temperatura ideal debería ser 18 grados centígrados, ni demasiado frío ni mucho calor.
16. ESTUDIO DEL RUIDO, Todas las empresas deberán minimizar los ruidos y hermetizar los ambientes para el buen funcionamiento del trabajo. Los decibeles nocivos es un problema que molesta y puede causar perturbación en nuestros clientes y trabajadores, inclusive pueden ser causa de error o accidente, por que distraen y ocasionan perdida de la concentración.
17. ESPACIOS ADECUADOS, Todas las empresas deberán determinar los espacios necesarios para cada tarea, ambiente y circulación, y distribuir adecuadamente sus recursos físicos según sus objetivos y prioridades.
18. NIVEL DE FLEXIBILIDAD DE LA PLANTA DE PRODUCCIÓN, La distribución debe ser funcional. En lo posible diseñar espacios amplios. Es aconsejable evitar paredes fijas, pasadizos estrechos, en general todo lo que sea limitante. Optimizando este concepto de flexibilidad se puede facilitar el proceso productivo.
19. ESTUDIO DE LAS NECESIDADES DE AGUA, CALIDAD Y DISPONIBILIDAD, En toda empresa de producción y servicios el agua es fundamental, por lo tanto es necesario realizar estudios profesionales sobre este liquido y vital elemento, evaluación especial será hecha para los lugares donde se requiera prioritariamente el agua como cocinas, lavanderías, baños, etc. Los principales elementos del control son: Abastecimiento, calidad, cantidad, consumo, costo, presión, tanques de almacenamientos, tuberías y llaves de distribución, aireación, filtración, microbiología, contaminación, sedimentación, cloración, calentamiento, algas, caliche, etc.
20. DESARROLLO AMBIENTAL CON PLANTAS, Verde es vida, cada día alcanza mas importancia la naturaleza en la empresa, es interesante como objetivo y para todas las plantas de producción, alcanzar un buen nivel de oxigenación y lograr un ambiente armonioso para los clientes y trabajadores de la empresa. La ambientación esta asociada con nuevos e importantes objetivos de la gestión empresarial como son la armonía y el bienestar.
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